15 правил для делегирования полномочий

15 правил для делегирования полномочий www.JustBeFirst.org

Изучаем правила и принципы делегирования

Руководителю любой компании ежедневно приходится решать десятки задач. Если на достижение всех запланированных дел уже не хватает времени, а применяемые методы распределения обязанностей не дают положительного результата, то это свидетельствует об отсутствии навыков делегирования полномочий.

Под делегированием полномочий понимается передача определенных функций руководителя своим подчиненным для возможности освободить свое время и достигнуть больших результатов, задействуя компетенции и навыки других людей.

Успешно овладев навыком делегирования, вы с изумлением начнете замечать положительные перемены в работе вашего отдела, и многократно повысите собственную продуктивность.

На основе анализа деятельности большого количества руководителей исследователями были выявлены 15 принципов правильного делегирования полномочий, которые помогут вам в развитии этого навыка.

Правило 1. Осознайте необходимость делегирования

Чтобы приступить к реализации запланированных мероприятий по передаче части своих дел, необходимо четко осознавать, насколько важным для вас является делегирование. Самая большая ловушка здесь кроется в том, многие руководители боятся, что никто лучше них не справится с поставленной задачей. И в результате они почти все ключевые задачи выполняют сами. Осознав необходимость делегирования важно наметить те области, от выполнения которых своими силами вы откажетесь в первую очередь.

15 правил делегирования (нарратив яндекс дзен)

Правило 2. Опишите сотрудникам четкое видение конечного результата

Сотрудник должен получить от вас четкое и понятное представление о том, каким должен быть ожидаемый вами результат, и по каким критериям вы будете оценивать и принимать работу. Также следует четко обозначить полномочия сотрудника, и избегая «размытых границ», зоны его или ее персональной ответственности. Это избавит вас от необходимости постоянного контроля. Ведь если каждый час отвлекать сотрудника и интересоваться, каковы его успехи, то работа от этого точно не станет эффективнее, а вы не освободите для себя свободное время. Гораздо удобнее вести контроль по заранее согласованны показателям.

15 правил для делегирования полномочий www.JustBeFirst.org

Правило 3. Учитывайте уровень нагрузки и квалификации при делегировании задачи

Поручая определенные обязанности сотруднику, вы должны реально оценивать его возможности по решению обозначенных задач. Уровень компетенции специалиста должен соответствовать его нагрузке и тому результату, который должна принести его деятельность. Такое делегирование будет полезным и принесет желаемый результат.

Правило 4. Задействуйте индивидуальную мотивацию

Хорошо зная особенности своего коллектива руководитель понимает, с какими задачами тот или иной подчиненый справится лучше всего, и кому из них задача может показаться наиболее интересной. Индивидуальная мотивация задействуется в том случае, если подчиненный может привнести в задачу что-то свое, проявить таланты, использовать дополнительные навыки, научиться чему-то новому. Прежде чем делегировать задачу, подумайте, какие индивидуальные мотиваторы сотрудников можно задействовать с ее помощью!

Правило 5. Соблюдайте баланс контроля и адекватной поддержки

Если сотрудник не справляется с чем-то или у него возникает недопонимание, то не нужно заканчивать работу за него. Это не принесет ни вам ни работнику позитивных эмоций. Положительный результат от делегирования можно будет получить лишь при условии, что работник научится справляться с этой задачей самостоятельно. Чтобы человек имел потенциал для роста, достаточно объяснить непонятные ему моменты, а иногда — и наглядно продемонстрировать их решение. В контроле нуждается как сам процесс выполнения обязанностей, так и их результат. Поэтому при необходимости нужно вносить коррективы в работу сотрудника, помогая ему самому прийти к нужному результату.

Правило 6. Откажитесь сложных процедур и правил

Иногда в работе того или иного отдела компании складываются такие процедуры, следование которым занимает больше времени, чем выполнение самой работы. Либо в них сначала приходится долго разбираться, чтобы иметь возможность приступить наконец к исполнению. Прежде чем передать те или иные свои полномочия подчиненным, внимательно проанализируйте привычный алгоритм выполнения каждой задачи. Возможно, он давно нуждается в модернизации и отказе от совершения ненужных процедур. Попробуйте предложить сотруднику составить новый алгоритм, весьма вероятно, что он сделает это лучше вас.

15 правил для делегирования полномочий

Правило 7. Обучите сотрудников приемам планирования

Многие операции в компании нам приходится выполнять на регулярной основе, но от них зависит конечный результат деятельности. Чем более точное и своевременное планирование используют сотрудники, тем выше шансы избежать ошибок или срыва сроков. Для этого необходимо научить персонал планировать свою работу как на небольшие промежутки времени (ден, неделя), так и на более длительные интервалы (месяц, квартал, год). При этом необходимо выбрать инструментарий для планирования деятельности. Приучайте сотрудников не надеяться на собственную память, а использовать ежедневники и напоминания в электронных гаджетах, использовать специальное программное обеспечение. Это поможет выполнять все необходимые задачи точно в срок.

Правило 8. Не бойтесь тратить время на персонал

Многие руководители отказываются от делегирования, потому что на это необходимо время. Чтобы в дальнейшем освободить ресурсы для решения более важных задач, вы тратите свое время сегодня на обучение сотрудника выполнению определенных операций. Проявите терпение и примите тот факт, что обучение не бывает моментальным. Если Вы хотите иметь возможность делегировать больше, то без инвестиций своего времени на первоначальном этапе ваши успехи будут не такие, как могли бы быть!

Правило 9. Убедитесь, что вы не поторопились с делегированием

Прежде чем делегировать ряд своих обязанностей подчиненным, убедитесь, что решение не является преждевременным. Операции, выполнение которых вы довели до автоматизма и превратили в навык, для других сотрудников может стать совершенно новой, не изученной деятельностью. Персоналу потребуется время на осознание и освоение подобных задач. То, что для вас кажется простым и элементарным, для кого-то может оказаться высшим пилотажем! Например, быстрое формирование отчета в Exel, о полезных функциях и секретах которого знает далеко не каждый сотрудник.

Правило 10

Правило 11. Всегда оставайтесь в зоне доступа

Независимо от того, планируете вы передать сотруднику часть своих полномочий на время больничного или отпуска, или же делегируете их на постоянной основе, вы должны всегда оставаться на связи. Надеяться на то, что работник справится сам и найдет выход из сложившейся ситуации довольно опасно. Никто не гарантирует, что полученный таким образом результат вас удовлетворит. Гораздо эффективнее поддерживать контакт с подчиненным и быть готовым в любой момент предоставить ответы на возникшие у него вопросы. А чтобы таких вопросов возникало меньше, продумайте заранее и подготовьте для сотрудника соответствующие подсказки и инструкции.

Правило 12. Наберитесь смелости делегировать и давать больше ответственности

Мы привыкли думать, что качественно выполнять ту или иную работу можно лишь самостоятельно. Это порождает сильные страхи перед делегированием обязанностей. Вы должны понимать, что тратите время на рутинные процедуры, лишая себя возможности заниматься действительно стоящими вашего участия проблемами. Преобладающая часть процедур, которые ежедневно приходится совершать руководителю, не относится к его основной работе и не приносит должного результата. Важно набраться смелости, сформировать перечень таких обязанностей и передать их подчиненным. С вашей работой вполне может справиться и другой сотрудник. Нужно набраться смелости, чтобы принять этот факт. Когда вы даете сотрудникам больше возможностей и ответственности, вы помогаете им профессионально расти и поддерживаете их мотивацию, а также способствуете их саморазвитию!

15 правил для делегирования полномочий

Правило 13. Откажитесь от занятости, которая не приносит пользы

Мы не должны тешить себя иллюзиями, что всегда выполняем полезную работу. Постоянное нахождение на совещаниях, бесконечная проверка сообщений на электронной почте, подготовка шаблонных отчетов и формирование элементарных однотипных договоров это не те обязанности, которыми должен занимать свое время руководитель. Предоставьте сотруднику возможность проявить себя при выполнении такой работы и наделите его подробной инструкцией. Будьте уверены: он справится с новыми обязанностями.

правило делегирования 14

Правило 15. Повышайте эффективность своего делегирования

Считается что одним из действенных методов развития сотрудников и поддержания их настроя на работу является периодическая ротация выполняемых ими задач. Это дает возможность держать их в тонусе, и задействовать те навыки, которые по каким-то причинам менее используются. Допустим в вашем отделе один сотрудник готовит еженедельный отчет, а другой общается с новыми клиентами. Дайте им возможность поменяться ролями, посмотрите насколько меняется продуктивность и качество работы. Снижение производительности быстрее всего начинается там, где сотрудники регулярно выполняют одни и те же обязанности, без возможности работы над чем-то новым. Ротация и изучение производительности персонала позволят вам многократно повысить эффективность своего делегирования, и осознать, что вы делаете правильно, а что нуждается в коррекции.

15 правил для делегирования полномочий www.JustBeFirst.org

Готовы ли Вы к делегированию?

Многие современные руководители еще не владеют искусством передачи своих обязанностей работникам на должном уровне. Часто они уверены, что справились с обозначенной задачей, а впоследствии с удивлением осознают, что большую часть процедуры выполняли самостоятельно.

Для исправления ситуации необходимо не только следовать приведенным правилам, но и четко обозначать перед персоналом сроки для выполнения определенных действий. Строгий контроль сроков решения задач должен быть разумным. Не поручайте подчиненным дела, которые необходимо было завершить еще вчера. Даже качественное исполнение таких обязанностей не принесет положительного результата. Четкость и открытость в постановке задач определяет конечную эффективность делегирования и развивает ваш коллектив.

СКАЧАТЬ ПРАВИЛА ДЕЛЕГИРОВАНИЯ в формате PDF: (ссылка на файл)

ОБЯЗАТЕЛЬНО ПРОЧИТАЙТЕ:

Саморазвитие: что это такое? Какие есть способы саморазвития?

Тренинг ответственности для сотрудников

25 позитивных эмоций, которые нужны всем

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *